Datalagringspolicy

1. Syfte för datalagring

En bostadsrättsförening hanterar ett flertal personuppgifter och syftet med den här policyn är att tydliggöra hur vi i Brf Kyrkbacken i Solna behandlar dina personuppgifter för att du ska känna dig trygg med att föreningen värnar om din integritet.

Genom policyn får du även veta vilka personuppgifter vi har, hur vi behandlar dem och varför vi har dem samt under vilka förutsättningar du kan ta tillvara dina rättigheter.

2. Bakgrund

Som bostadsrättsförening har vi en skyldighet att följa det regelverk som bland annat finns i bostadsrättslagen, vad galler exempelvis förande av medlems- och Iägenhetsförteckning. Vi behöver även dina personuppgifter för att kunna fullfölja våra förpliktelser gentemot dig som medlem i bostadsrättsföreningen.

Utgångspunkten i all behandling av personuppgifter är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet och inte, annat än när det är absolut nödvändigt, använda integritetskänsliga uppgifter.

Du har rätt att få information om vilka uppgifter bostadsrättsföreningen har om dig, och under förutsättning att det inte finns en laglig grund för föreningen att spara uppgifterna, har du även rätt att få uppgifterna raderade.

Personuppgifter samlas in och lagras inom styrelsen för BRF Kyrkbacken i Solna i enlighet med tillämpliga lagar och regler. Dessa inkluderar, men är inte begränsade till:

• Föra medlems- och lägenhetsförteckningar enligt bostadsrättslagen.
• Registrera pantsättningar i lägenhetsförteckningen enligt bostadsrättslagen.
• Föra protokoll över närvaro vid styrelsemöten och stämmor.
• Uppgifter om ev. andrahandsuthyrningar

3. Rättslig grund

Lagringen av personuppgifter i dessa sammanhang är baserad på rättsliga förpliktelser enligt bostadsrättslagen och andra tillämpliga lagar. Behandlingen av personuppgifter är därmed tillåten utan krav på samtycke från de registrerade.

4. Lagringstid

Lagringsperioden varierar beroende på ändamålet och rättsliga krav:

• Medlems- och lägenhetsförteckningar enligt bostadsrättslagen bevaras så länge föreningen består och därefter i sju år efter föreningens upplösning.
• Betalningshistorik för avgifter enligt bokföringslagen bevaras i sju år plus innevarande år.
• Övrig dokumentation, inklusive störningsärenden och kommunikation, bevaras från fall till fall och utvärderas individuellt.
  

5. Korrespondens med medlemmar och hyresgäster

All korrespondens mellan föreningen och dess medlemmar och hyresgäster hanteras enligt principerna för dataskydd. Meddelanden och e-post sparats i enlighet med den aktuella lagstiftningen och i syfte att säkerställa god förvaltning och historisk dokumentation.

6. Rättigheter för de registrerade

De registrerade har rätt att begära tillgång till sina personuppgifter och begära radering enligt gällande lagstiftning och principer för dataskydd. Radering av personuppgifter kommer att genomföras i den utsträckning som är förenlig med tillämplig lagstiftning.

7. När lämnar vi ut dina personuppgifter?

Föreningens utgångspunkt är att inte lämna ut dina personuppgifter till tredje part om du inte har samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla föreningens förpliktelser enligt lag eller avtal. | de fall vi lämnar ut personuppgifter till tredje part görs detta enligt i avtal upprättade riktlinjer, vilka säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt.

8. Ändringar i policyn

Denna datalagringspolicy kan komma att uppdateras och ändras när det krävs enligt ändrade lagkrav eller förändrade ändamål. Medlemmar och hyresgäster kommer att informeras om sådana ändringar när de inträffar.

9. Ansvar

Brf Kyrkbacken i Solna är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att föreningen ansvarar för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara.